El Balance es una fotografía (por tanto, es la situación en un momento dado) de la situación financiera o económica de una empresa.

No todo lo que tiene una empresa pertenece a los dueños, pues puede tener cosas que “deba”, por ejemplo, a un banco, que, aunque “son” del dueño, digamos que “se le deben” a quien lo ha prestado. Pensamos en un proveedor al que compramos un ordenador, pero que no le hemos pagado aún. El ordenador es de la empresa, no obstante, la empresa también tiene una deuda.

Si pensamos en un imaginario negocio de reparación de teléfonos Móviles que ha creado el Sr. Galindo, llamado «Reparaciones Galindo S.L.”, inicialmente, nada más crear la empresa, el Sr. Galindo puso de su dinero particular 1.000.000 EUROS. que ingreso en una cuenta en el banco. El Balance de la empresa en este primer instante sería:

(1) En el ACTIVO aparecen la relación de bienes (dinero, inmuebles, terrenos, máquinas y demás derechos) que tiene la empresa, y de los que es propietaria. En este caso tiene el dinero que aporto su dueño en el banco.

(2) En el PASIVO se indican los que tienen derechos sobre los ACTIVOS de la empresa. Son lo que han prestado dinero a la empresa, en este caso sólo aparece el CAPITAL, que es la aportación inicial al negocio.

Esta simple exposición constituye El Balance de la Empresa. Obviamente la cosa se irá complicando, pero el concepto siempre será el mismo. A la Izquierda los bienes y derechos (El Activo) y a la Derecha los dueños de esos derechos (El Pasivo).

En lo que acabamos de ver sobre el Balance ha surgido un nuevo concepto muy importante en Contabilidad. Este concepto es el de Cuenta. Para nosotros, una Cuenta es una agrupación de partidas en el Activo o en el Pasivo. Así, decimos que “Banco” es una cuenta y que su saldo es de 1.000.000 EUROS. Sí, el saldo es lo que suman las partidas agrupadas en la cuenta. Se puede tener una cuenta para cada banco o una cuenta conjunta de todos los bancos, cuyo saldo reflejaría la suma de los saldos de todas las cuentas de cada uno de los bancos. A la cuenta que agrupa a otras cuentas se la denomina “Cuenta Superior” y a las cuentas agrupadas se las denomina “Subcuentas”. Además, como habrá adivinado, pueden existir múltiples niveles, por ejemplo, puedo tener una cuenta por cada banco, una cuenta superior que agrupe a los bancos por países, y una cuenta superior a todas ellas que agrupe a todos los bancos. Se complica y se organiza según nos interese.

En nuestro ejemplo, tenemos también la cuenta de pasivo “Capital”, con un saldo de 1.000.000 EUROS.

Como también habrá observado el Balance siempre esta cuadrado, esto es, el Activo debe ser igual al Pasivo. Significa que en todo momento los Activos, tienen su correspondiente “dueño” reflejado en el Pasivo, como no podía ser de otra manera. Y con el objeto de que, por convenio, la suma de todos los saldos de todas las cuentas de un Balance sume cero (ratificando así que el activo es igual al pasivo), se conviene que el saldo de las cuentas de activo es positivo y el saldo de las cuentas de pasivo es negativo.

Así, en nuestro ejemplo, la cuenta del banco tiene saldo positivo de 1.000.000 EUROS., mientras que la cuenta de pasivo tiene un saldo negativo de 1.000.000 EUROS. (así su suma es cero). Cuando el balance se representa a dos columnas, como en el ejemplo de la figura, activo y pasivo por separado, se le cambia el signo a las cuentas de pasivo, por una simple razón de presentación, digamos de estética. No le dé muchas vueltas y no se haga líos, es simplemente como se lo hemos contado, sin más complicaciones. De todas formas no se preocupe pues ira cogiendo soltura en estas cuestiones a medida que avancemos.

En la siguiente lección de este curso de Contabilidad Teórica, veremos los cambios que se producen en el Balance, cuando efectuamos un gasto.